Organisation

5 précautions à prendre pour traiter les informations confidentielles

10/06/2013

Toute entreprise détient forcément des informations confidentielles concernant sa stratégie, son savoir-faire ou ses créations techniques. Si tous les salariés se doivent de respecter le secret professionnel, un assistant doit d'autant plus s'y soumettre puisque c'est le cœur même de son métier.

Les fuites d'informations peuvent parfois être vraiment néfastes pour l'entreprise. En tant qu'assistant, votre rôle est de préserver le secret professionnel au quotidien pour éviter que des concurrents ne s'immiscent dans les données privées de votre société. De plus, votre statut vous ouvre régulièrement les portes de nombreuses conversations ou documents confidentiels. Voici quelques exemples de précautions à prendre pour éviter les indiscrétions.

 

> Identifier les informations confidentielles et les signaler

Mettez-vous en relation avec les différents services de votre entreprise pour étudier les données qui doivent rester secrètes, afin de les classer et de les identifier avec un tampon ou une couleur de feuille spécifique. Si ces fichiers sont numériques, regroupez-les dans un dossier nommé « confidentiel » et mettez un mot de passe afin que l'accès en soit limité.

> Créer des archives sécurisées

Même à l'heure de l'informatique, les données confidentielles peuvent être imprimées et classées dans un endroit sûr. Il est possible de posséder un coffre-fort dans lequel tous les dossiers seront rangés. À défaut, vous pouvez réserver une salle spécifique, qui se ferme à clé bien entendu, pour l'archivage de ces informations sensibles. Cette clé ne devra être confiée qu'aux personnes qui possèdent tous les droits sur ces documents. Pour les autres, elles devront passer par vous, car, en tant qu'assistant, vous devez en contrôler l'accès.

> Interdire la sortie des informations confidentielles

Si un employé a besoin d'une archive pour une mission et qu'il a les droits requis sur ces données, vous pouvez l'autoriser à la consulter sur place. Les pièces à risque doivent impérativement rester en entreprise. Même si la personne souhaite ramener du travail à la maison, mieux vaut l'en dissuader. Cela évite qu'elle en fasse des photocopies. Si toutefois vous autorisez cette pratique, enregistrez les documents.

> Sécuriser l'accès à votre bureau et à votre poste

En tant qu'assistante, vous êtes amenée à recevoir des collègues ou des clients dans votre bureau. Si, pour une raison ou une autre, vous devez quitter cette pièce en y laissant seule la personne, prenez soin de vérifier qu'aucun document confidentiel ne traîne. D'une manière plus générale, lorsque vous quittez votre poste pour consulter une personne dans l'entreprise ou lors de vos pauses, verrouillez votre session informatique et fermez votre bureau à clé pour éviter les visites indiscrètes.

> Utiliser des outils de prévention

L'une de vos missions est de traiter le courrier, il se peut que vous ayez à envoyer des documents confidentiels ou à en recevoir. Pour cela, vous pouvez utiliser un ruban adhésif spécial sur l'enveloppe qui révélera automatiquement si quelqu'un a ouvert le courrier avant vous. Autre outil indispensable dans votre bureau : le destructeur vous permet de réduire en lambeaux les fichiers sensibles dont vous souhaitez vous débarrasser. Ainsi, personne ne peut récupérer les informations jetées à la poubelle.

Restez sur vos gardes !

 

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Témoignage
de Jessica

Assistante - MMA

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