Réunions

10 trucs pour faire des réunions efficaces

30/07/2014

Un cadre passerait en moyenne 16 années de sa carrière en réunion ! Si 98 % des personnes interrogées par le cabinet Perfony reconnaissent que ces rencontres sont nécessaires, les ¾ admettent y perdre leur temps. Découvrez comment inverser la tendance !

1. Réservez une salle...
Cela peut paraître évident, mais la réservation d'une salle suppose l'existence d'un planning dédié.

2. Table et chaises : une configuration qui en dit long
Un manager présente un nouveau projet ? Privilégiez une disposition de type « parole descendante » : pupitre/rangées de chaises. Pour un brainstorming, optez pour une configuration circulaire.

3. La convocation : votre teaser !
Votre invitation doit donner envie, tout en informant. Indiquez l'heure de début et de fin de réunion. Mentionnez le lieu, l'objet et l'ordre du jour, voire le nom des intervenants en vue de préciser leur rôle. Surtout, joignez l'ensemble des documents à consulter. Vos collaborateurs entreront plus rapidement dans le vif du sujet.

4. « Merci de laisser vos portables... au bureau »
Parce qu'il n'y a rien de plus agaçant que quelqu'un qui textote ou répond à ses mails pendant que vous parlez !

5. C'est à vous !
Commencez à l'heure, les retardataires en prendront note. Pour assurer sereinement vos premiers mots, révisez les secrets de l'intervention en public. Rappelez l'ordre du jour, que vous laissez d'ailleurs affiché. Puis, un œil sur la montre, donnez la parole aux participants.

6. Des astuces pour susciter la participation de tous
Vous vous sentez bien lorsque vous cédez la parole et vous retrouvez à flotter dans un océan de silence... Sortez votre plan B ! Interpellez les personnes par leur nom, en commençant par le leader du groupe. Proposez que chaque collaborateur dirige une réunion à tour de rôle. Variez la méthode : métaplan, mind-mapping, brainstorming par Post-it (une idée, un pense-bête). Misez sur la nouveauté comme catalyseur !

7. Recadrer une discussion
Certaines réunions tournent en un éclair au règlement de comptes entre services. Reprenez la parole et reformulez les propos échangés. Mentionnez les problèmes, jamais les noms, afin d'éviter de personnifier un conflit.

8. Vous perdez votre auditoire ?
Captez l'attention par un trait d'humour ou une anecdote sur un dossier. Au pire, taisez-vous : succès garanti !

9. Conviez les e-outils
Le vidéoprojecteur et PowerPoint ont dynamisé les présentations. Pensez aussi à l'application Prezi ou à la tablette, plus ludiques.

10. Rédigez votre compte-rendu dans les 48h
Vous avez la tête pleine en rangeant la salle. Motivez-vous et rédigez le premier jet de votre compte-rendu : le plus efficace, car justement, vous avez tout à l'esprit.

S'il vous reste un peu d'énergie, prenez un café et passez à l'autocritique de votre performance !

 

Note (2 votes)

Notez cet article (Cliquez sur les étoiles)

Ajouter un commentaire

1000 caractères max

Rédiger un commentaire

Pour publier votre commentaire, veuillez-vous identifier.

Se connecter

Vous n’avez pas encore de compte Kalligo ?
Inscrivez-vous dès maintenant en quelques clics :

S'inscrire gratuitement

Publicité

Newsletter

Recevez chaque semaine nos infos et astuces par email !

Témoignage
de Mina

Secrétaire - Conseil Général du Var

De temps en temps je recherche un renseignement, parfois je lis pour le plaisir d'apprendre encore. Par contre je trouve frustrant de ne pas participer aux forums qui se déroulent toujours sur Paris, frustrant de ne pas avoir les comptes rendus de ces derniers... Dans tous les cas Kalligo est extrêmement intéressant. Merci pour ceux qui participent au travail du site.