Compte-rendu

Compte rendu : la prise de notes rapide

19/01/2016

Savoir-faire essentiel du métier d'assistante, la prise de notes constitue la base à tout compte rendu parfaitement rédigé. Point final d'une réunion ou d'un rendez-vous, elle nécessite de nombreuses qualités d'écoute, de compréhension, de concentration et de raisonnement, afin d'éditer un résumé structuré et complet.

Pour être sûre d'entreprendre correctement cette mission et pour développer votre efficacité, il est donc nécessaire de bien préparer la réunion en amont et de faire preuve d'attention et de rapidité pendant la séance.

> Se renseigner sur le thème de la réunion

Pour saisir parfaitement la nature du compte rendu à remettre, vous devez déterminer le thème principal de la réunion et l'objectif de votre prise de notes. Si celle-ci concerne un dossier particulier, renseignez-vous sur la nature du projet, les buts finaux et les participants actifs. Ainsi, lorsque la réunion commence, vous connaissez parfaitement le type d'information à noter en priorité. Vous disposez même d'un premier plan qui vous aidera à hiérarchiser les points soulevés.

Se préparer en amont vous rend également plus attentive aux sujets évoqués, vous écoutez mieux l'interlocuteur, vous comprenez ses dires et savez les retranscrire fidèlement. Comme vous maîtrisez un peu le dossier, vous savez interpréter les propos sans porter de jugement personnel.

> Structurer vos notes

Si vous avez pris soin de vous documenter sur les différents thèmes évoqués pendant la réunion, vous pouvez déjà préparer un premier plan. Par exemple, si trois sujets doivent être traités, préparez trois feuilles avec le titre de chaque thème inscrit en haut. Si possible, écrivez déjà les grands titres : avancement, objectifs, problématiques, solutions, résultats...

Cependant, n'espérez pas tout noter ! Vous devez saisir les informations essentielles ; identifiez leurs catégories et retranscrivez-les rapidement à l'aide d'abréviations connues ou de votre choix. Même si vous publiez une synthèse à la fin de la réunion, vos notes représentent déjà une présélection de vos conclusions.

> Utiliser un ordinateur

Grâce aux nouvelles technologies, la prise de notes peut maintenant se faire plus rapidement et plus efficacement en utilisant un ordinateur. Cela demande un entraînement au départ, mais peut vite devenir une aptitude indispensable au quotidien. Le gain de temps obtenu grâce à ce nouveau moyen technique vous permet d'optimiser votre emploi du temps et d'accroître votre productivité.

De plus, les logiciels de traitement de texte offrent un confort d'organisation non négligeable. Il est aisé de classer hiérarchiquement les informations, de mettre en avant les points importants, d'organiser ses fiches dans des dossiers et de modifier certains renseignements.

Enfin, sachez qu'il existe des logiciels gratuits et des applications en ligne conçus pour faciliter la prise de notes informatique : OneNote, Evernote, RedNotebook ou encore SimpleNote.

En respectant ces conseils, votre rôle est alors valorisé par un travail précis, structuré et consistant. Vous vous trouvez dans une position renforcée lors des réunions et participez activement au travail collaboratif de ce moment privilégié entre employés et dirigeants.

 

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  • Le 28/10/2014 à 15h03 par nathalie19993

    Etant assistante intérimaire, il m'arrive régulièrement de ne pas connaitre les sujets abordés lors des réunions ou bien ces derniers me sont trop étrangers pour que je puisse avoir de repaire.<br /> De ce fait, comment je peux optimiser ma prise de note ?

  • Le 27/02/2013 à 09h09 par ODILE WANE17573

    Bonjour, je suis tres ravie de votre site surtout les outils pour la bonne gestion du personnel.<br /> Merci de renforcer mes capacities professionnelles.

  • Le 19/02/2013 à 13h01 par anne-sophie35

    Personnellement, je garde toujours l'ordre du jour sous les yeux au fur et à mesure que je prends des notes pendant la réunion ; cela me permet de connaitre le plan structuté de la réunion.....et donc du compte-rendu.

 
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