Courrier & Orthographe

Rédiger des emails impactants

19/02/2015

En quelques années, l'email est devenu un outil incontournable. Pourtant, le courriel n'est toujours pas un courrier comme les autres. Découvrez ce qui fait sa spécificité et exploitez ses atouts pour doper ses performances.

> Assistants, mailez à bon escient !

L'envoi d'un courrier numérique relève presque du réflexe dans notre société connectée. Parfois, vous vous passeriez bien de certains d'entre eux : double confirmation de rendez-vous, mails collectifs peu pertinents, publicité masquée...

Plusieurs situations ne méritent qu'un simple appel téléphonique, comme convenir d'une heure de rendez-vous, obtenir une réponse urgente ou clarifier un point de procédure.

> Un seul sujet par mail

« Vite rédigé, vite envoyé » : ces avantages incontestables du courriel ne sont pertinents que si votre mail porte sur un sujet unique. En vous attachant à traiter une information précise, vous évitez les textes à rallonge. Cette approche simplifie aussi considérablement l'archivage de vos mails par projets. Et hop, « vite classé » !

> Tout est dans l'objet

Le titre de votre mail doit résumer le contenu de votre message. Exit les « Bonjour » ou « Information » : place aux « Contrat de M. Dupont à signer avant le 5 mai » ou aux « Réunion du 12/10 décalée au 13/10 à 15h ».

Votre destinataire reçoit ainsi l'information principale avant même d'accéder à votre message. Il peut prioriser l'ouverture de votre mail ou temporiser son traitement, mais il n'oubliera pas votre alerte, car l'objet reste affiché dans sa boîte de réception.

> Le meilleur pour... le début !

Dans un courriel, et d'autant plus dans le cas d'un e-communiqué de presse, obligez-vous à commencer par l'information principale. Construisez votre texte sur la base de la pyramide inversée : après une courte formule de salutation, les premières lignes doivent synthétiser le motif de votre courrier.
Le reste du message concerne les détails et les modalités. Au besoin, jouez sur les paragraphes, la mise en gras de mots clés ou l'énumération.

> Optimisez enfin vos emails

Le courriel peut être optimisé grâce à différentes options, souvent peu exploitées :

- l'historique de discussion. Un outil indispensable pour replacer une communication dans son contexte ou rappeler en douceur un engagement écrit à l'un de vos collaborateurs (options/conserver l'historique de discussion).

- la réponse demandée. L'email suppose par essence une certaine réactivité et donc une réponse rapide. Précisez le délai souhaité par une courte phrase : « Je vous remercie de bien vouloir me confirmer votre présence avant le 10 mai ». Évitez le « sous dix jours », qui requiert toujours un petit calcul de la part de votre destinataire...

- la signature. Intégrer une signature avec vos coordonnées professionnelles fait gagner un temps précieux à vos interlocuteurs.

« Nouveau message » : vous voilà prêt à mailer performant !

 

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Témoignage
de Fatou

Secrétaire

Je trouve le site kalligo très très intéressant. Il m'aide beaucoup et m'accompagne dans mes taches quotidiennes au bureau, surtout l'onglet informatique et bureautique et la rédaction. Je ne me stresse plus quand mon boss me confie un job. Vraiment un grand merci !