Courrier & Orthographe

Les 6 règles de base pour rédiger un e-mail

24/04/2015

Dans le cadre de votre travail, vous êtes amenée à envoyer régulièrement des e-mails. Vous devez prendre soin du fond et de la forme de votre message, afin qu'il remplisse son objectif : être lu.Voici 6 règles de base à respecter en toute occasion !

1. Remplir correctement le champ « Objet »
Celui-ci permet au destinataire de voir en un coup d'œil le sujet de votre e-mail. Il doit être bref et résumer en 4 mots ce que vous souhaitez. Pour un renseignement, vous pouvez par exemple écrire « demande d'information », pour annoncer une réunion, mettez « réunion du 03/02 », etc.

Quand vous répondez à un message, prenez toujours soin de conserver l'objet de l'e-mail reçu, précédé de la mention « RE : » qui indique une réponse.

2. Personnaliser l'accroche
Pour donner envie au destinataire de lire entièrement votre message, vous devez penser à personnaliser l'accroche. Un « Bonjour » est trop froid, privilégiez plutôt un « Monsieur/Madame » ou un « Bonjour Jean », si vous connaissez assez bien la personne pour l'appeler par son prénom.

Cela marque un certain respect et une attention particulière pour l'interlocuteur, ce qu'il ne manquera pas d'apprécier.

3. Soigner l'orthographe
Pour inciter le destinataire à vous lire entièrement, il faut un e-mail parfaitement rédigé, sans fautes. Évitez également les abréviations et n'oubliez pas de bien aérer votre prose.

Si vous avez beaucoup de choses à dire ou plusieurs informations à traiter, n'hésitez pas à utiliser des tirets, voire à mettre des sous-titres. Cela facilitera grandement la lecture et la compréhension de votre interlocuteur.

4. Privilégier un texte concis
Par e-mail, il faut éviter les romans et ne pas donner trop d'informations. Essayez plutôt de renvoyer le destinataire vers des liens sur votre site ou de joindre une brochure, une invitation ou tout autre document qu'il pourra consulter plus confortablement quand il le souhaitera.

5. Ne pas oublier la pièce jointe
Et si vous dites qu'il y a une pièce jointe, n'oubliez pas de l'attacher à votre e-mail ! Il existe des extensions ou logiciels qui détectent des mots-clés comme « ci-joint » et empêchent l'envoi de l'e-mail si aucun document n'est décelé. Vous avez ainsi un message d'erreur qui vous permet de corriger le tir avant l'envoi.

6. Peaufiner la conclusion
Si vous attendez une action, comme une réponse par exemple, concluez l'e-mail avec une question ou une phrase comme « En attendant votre retour ».

N'oubliez pas d'intégrer vos coordonnées dans votre signature, afin que le destinataire puisse vous joindre autrement si besoin.

En respectant ces 6 règles, vos e-mails seront lus et compris à chaque fois. Vous serez certaine de recevoir en retour la réponse attendue.

 

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Témoignage
de Sandrine

Assistante et chargée de sponsoring - Otoze

Très utile car comporte de nombreux sujets et fiches pour les assistantes ; contribue incontestablement à ma formation personnelle ! Kalligo c'est mon complice à moi !